La struttura organizzativa rappresenta l’insieme delle scelte effettuate al fine di raggiungere obiettivi condivisi, in termini di divisione del lavoro, distribuzione delle responsabilità e regole aziendali.

 

Ogni azienda presenta la propria struttura organizzativa che determina la circolazione delle informazioni all’interno e con l’esterno, e dipende dagli obiettivi di business, dal mercato di riferimento e dalle dimensioni dell’organizzazione stessa. Dipendendo da queste variabili, è intuibile come la struttura possa variare nel tempo, anzi è necessario adattarsi.

 

Ogni cambiamento, anche minimo, introduce un elemento nuovo, che in genere attiva nelle persone delle reazioni di diffidenza e rifiuto: è un normale meccanismo che si innesca di fronte alla paura dell’ “ignoto”, di ciò che può destabilizzare una situazione conosciuta, quindi prevedibile anche se poco funzionale.

 

Il cambiamento è, che lo vogliamo o meno, inevitabile: soprattutto nel caso di un’azienda che cresce velocemente, l’ambiguità e l’incertezza sono sempre dietro l’angolo, portando ad errori più o meno grandi. Ciò è dovuto alla mancanza di procedure flessibili che si adattino alle nuove esigenze (ad esempio, quando il carico di lavoro aumenta improvvisamente, o quando viene a mancare una risorsa).

 

Come prevenire queste criticità? Prima di tutto l’impresa dovrebbe sviluppare un processo di apprendimento rapido, in modo da produrre conoscenze utilizzabili nel corso di situazioni improvvise ma non del tutto imprevedibili (volendo rifarci all’esempio precedente, se prevedo un aumento degli ordini è doveroso rivedere le normali procedure e la distribuzione delle responsabilità in anticipo). Facile a dirsi, ma come si fa in pratica?

 

Prima di tutto, il processo aziendale è un insieme di attività, svolte all’interno dell’azienda, che creano valore trasformando delle risorse in un prodotto/servizio.

 

Abbiamo vari tipi di processi:

  • processi strategici, che servono a definire la direzione generale verso cui andare (la definizione degli obiettivi dell’organizzazione, strategie di business)
  • processi operativi, quelli che riguardano la creazione dei prodotti o dei servizi (il processo produttivo, ad esempio)
  • processi di supporto, che supportano appunto i processi operativi in modo da renderli più efficienti (Risorse Umane, eccetera)

 

È qui che entra in gioco la mappa dei processi: un blueprint aziendale che permette di descrivere graficamente e, in maniera più accurata, tramite un manuale dettagliato quali processi sono in atto, quali procedure li compongono e quali attori sono coinvolti, sottolineando chi è responsabile di cosa.

 

Il blueprint aziendale risponde a importanti domande:

  • Quali processi o quali procedure non funzionano, dove e come bisogna intervenire?
  • Ci sono dei colli di bottiglia, dei rallentamenti o delle perdite di tempo? Ci sono delle procedure che potrebbero essere eseguite in meno tempo?
  • Come faccio crescere la mia azienda?
  • Come aumentare la produttività?
  • Le risorse di cui dispongo bastano? Sono collocate “al posto giusto”?
  • Gli strumenti che utilizziamo funzionano per il mio business, o c’è una perdita di informazioni?
  • I dati che raccolgo possono aiutarmi a pianificare attività e obiettivi?

 

I vantaggi di una mappatura aziendale:

  • Facilita il monitoraggio delle responsabilità.
  • Aiuta altri membri del processo a sapere a chi chiedere aiuto o affidare una consegna o attività.
  • Permette di avere una divisione chiara e obiettiva dei compiti tra i membri del gruppo di lavoro.
  • Crea un maggiore senso di responsabilità: i lavori e i risultati degli altri dipendono dalle prestazioni di ciascuno su ogni attività.
  • Permette di assegnare le risorse nella giusta misura.
  • Previene la sovrapposizione e la “clonazione” delle attività: una delle principali perdite di tempo – e informazioni – è causata dall’esecuzione della stessa attività da parte di più operatori che non comunicano tra loro.

 

Come procedere?

  • Identifica il processo che vuoi mappare: individua il processo da analizzare e dagli un nome (ad esempio “Ciclo Passivo”).
  • Confrontati con il team – le risorse coinvolte nel processo possono fornirti informazioni dettagliate sulle singole attività da mappare.
  • Ora si appuntano tutte le fasi del flusso di lavoro: Input, output, ruoli, durata, operazioni…
  • Si dispongono le attività in ordine sequenziale. Da dove ha inizio il processo? Dove si conclude? E nel mezzo, quali sono le attività da svolgere?
  • Ora si può disegnare una bozza della mappa, che va condivisa, rivista e corretta.
  • Solo adesso si possono individuare gli spunti di miglioramenti: PDCA (Plan DO Check Act). Applica delle piccole modifiche e valuta i risultati ottenuti, prima di renderli definitivi.

 

Rivolgiti ad un professionista nell’analisi dei processi!