Con il termine inglese onboarding si intende il processo di accoglienza della nuova risorsa in azienda; i primi giorni e settimane di un nuovo collaboratore sono ritenuti cruciali dagli esperti delle risorse umane e gettano le basi per un buon rapporto lavorativo.

 

La durata è variabile, dalle poche settimane fino ad un anno; è una fase delicata, in cui sono coinvolti anche colleghi e responsabili. Sottovalutare l’importanza di questo passaggio, magari riducendo i tempi e pretendendo che la nuova risorsa si inserisca in soli pochi giorni, può portare alla perdita del dipendente, calo della retention e fuga di talenti dalla propria azienda.

 

Non esiste un processo standard: dipende tutto dal ruolo che si va a ricoprire, dal tipo di azienda e spesso anche dal periodo che si sta vivendo – pensate a chi è stato assunto durante la prima ondata di Covid, quando in molti erano in un limbo tra lavoro telematico e paura di andare in ufficio.

 

Un corretto percorso di onboarding ha diverse funzioni:

 

  • Inserimento nel team e più in generale nella compagine aziendale
  • Trasmissione della cultura aziendale
  • Acquisizione delle procedure e del regolamento interno
  • Apprendimento dell’utilizzo degli strumenti tecnici utilizzati in azienda
  • Incentivare la produttività
  • Aumentare la retention dei nuovi assunti
  • Valorizzazione del talento della risorsa
  • Aumento del benessere lavorativo grazie a relazioni soddisfacenti con colleghi e responsabili

 

Per ridurre potenziali rischi ed errori, è importante definire un processo di onboarding dettagliato e adeguato alla specifica realtà aziendale. Tutto facile in teoria, ma un processo di simili dimensioni finisce per costare tempo e risorse. Ecco perché la standardizzazione ottimizza moltissimo il lavoro del gruppo HR, ma richiede anche un certo livello di innovazione tecnologica.

 

Lo strumento digitale adatto consente di migliorare l’inserimento dei neoassunti, accelerando e standardizzando il processo di onboarding, rendendo i singoli passaggi più fluidi. Ogni fase del processo è digitalizzata ed accessibile da diversi dispositivi, nei tempi e luoghi consoni alla nuova risorsa.

 

I vantaggi di un onboarding digitale possono essere:

  • Ottimizzazione del tempo e delle energie
  • Diminuzione del rischio di errore (ad esempio, acquisizione di informazioni scorrette, o confuse, o ancora disattenzione da parte del neoassunto)
  • Integrazione graduale della risorsa nel team
  • Tracciamento e valutazione dei progressi e della performance
  • Disponibilità delle informazioni in qualunque momento, senza dover dipendere da tutor o responsabili anche per procedure semplici

 

Ma se un processo di onboarding comporta tanta variabilità, in base all’ambiente lavorativo e alla mansione, da dove partire per digitalizzare questo percorso? Ci sono degli strumenti da poter integrare, a seconda delle proprie esigenze:

 

  • Strumenti di app o tool appositi: esistono già delle piattaforme specifiche che rendono l’apprendimento semplice e accattivante, come ad esempio Talmundo.
  • Manuali di procedure e tutorial: crearli richiede tempo, ma rivolgendovi a dei professionisti, in collaborazione con i dipendenti più “anziani”, vi permetterà di ridurre il tempo della formazione. Create manuali (anche solo dei semplici pdf) con immagini, elenchi, segnalando eventuali eccezioni o criticità potenziali. Ogni dipendente, con il passare del tempo, potrà arricchire con il proprio know-how questa mole di informazioni da trasmettere ai neoassunti.
  • Checklist di procedure: semplifica ulteriormente task già facili. Se l’attività richiede di memorizzare una sequenza di step, create delle checklist su misura, o attraverso software come Bitrix.
  • Chatbot e Intelligenza Artificiale: ormai sono strumenti sempre più diffusi nelle aziende italiane. Create un Assistente Virtuale che guidi la risorsa nei suoi primi passi, che risponda alle sue domande e lo metta in comunicazione con i vari resposabili. Faciliterà anche il tracciamento dei progressi.

 

E le idee potrebbero essere tante altre; basta con i soliti seminari, corsi di formazione, e affiancamento infinito. Un processo di onboarding ben curato rappresenta anche un ottimo biglietto da visita, che attirerà talenti e motiverà le vostre risorse a dare il meglio di sé.