Il mondo in cui viviamo è costantemente connesso, e la comunicazione avviene ormai tramite app, soluzioni software e Intelligenza Artificiale. L’introduzione di forme di lavoro come lo smartworking è il segnale di una nuova agilità organizzativa che risponde alle esigenze di un mercato sempre più digitale.

 

In Italia sono ancore molte le aziende restie ad avviare un intervento di digitalizzazione dei processi, sebbene non sia una semplice opzione: è un cambiamento già in corso e sta solo alle aziende adeguarsi. Abbiamo visto qui come il Covid abbia dato un’ulteriore spinta in questa direzione, accelerando i tempi e stabilendo una distinzione netta tra aziende maggiormente flessibili e resilienti e aziende ormai inadatte a stare al passo con cambiamenti sempre più serrati.

 

Qui si parla di progresso. La digitalizzazione porta numerosi vantaggi:

  • flussi di lavoro più snelli e veloci
  • processi alleggeriti, procedure semplificate
  • comunicazione immediata e trasparente
  • riduzione dei tempi, dei costi di archiviazione e delle possibilità d’errore umano
  • alleggerimento del carico di lavoro sui dipendenti con conseguente miglioramento delle prestazioni e del livello di soddisfazione.

 

Abbiamo già parlato qui dell’importanza della mappatura dei processi, anche all’interno di un progetto digitale, ma soprattutto abbiamo sottolineato la centralità del fattore umano e del valore aggiunto che offre un assessment che tenga conto delle persone presenti in azienda. Da una parte ci occorre per un’analisi accurata e puntuale – sapere “chi fa cosa” -, e dall’altra ci anticipa come verrà accolto il cambiamento. Molti consulenti e moltissimi clienti purtroppo ritengono questa fase una perdita di tempo, sottovalutando una variabile decisiva.

 

Siamo stati abituati per decenni a considerare il lavoratore solo in termini di contributo offerto all’azienda, ignorandone gli aspetti umani. Non si tratta di un approccio “buonista”, ma, come nel caso della digitalizzazione, di una esigenza dettata dal mercato stesso: i tempi stanno cambiando, e i vecchi sistemi sono destinati a scomparire.

 

Quando si attua un progetto digitale si parla di Digital Mindset, ovvero un insieme di modi di pensare, agire e lavorare attraverso le nuove tecnologie digitali. Significa essere predisposti mentalmente ad accogliere l’innovazione.

 

Potremmo trovarci di fronte a soggetti rigidi, che rifiutano il confronto con le nuove tecnologie (“Fixed Mindset”), oppure potremmo avere a che fare con individui proattivi e positivi, curiosi e motivati a migliorarsi (“Growth Mindset”), che accettino queste tecnologie come parte integrante della nostra quotidianità lavorativa.

 

 

Ora immaginate di parlare di digitalizzazione ad un gruppo di lavoratori poco avvezzi alla tecnologia anche nella vita quotidiana, e diffidenti nei confronti di qualcosa che potrebbe “rubargli il lavoro”. Senza un intervento a monte su questo gruppo di persone per modificare le loro credenze, come pretendiamo di introdurre un vero cambiamento? Come possiamo parlare di Trasformazione Digitale se gli utenti stessi temono questa trasformazione e vi si oppongono?

 

 

Da qui l’importanza di un lavoro sulle persone coinvolte:

  • occorrerà prima di tutto una adeguata formazione, che spieghi cosa si andrà a fare, quali novità si introdurranno, e far emergere le idee del gruppo su tecnologia e cambiamento, per metterle in discussione e rassicurare i loro timori.
  • Individuare quegli elementi che potranno fornire un contributo maggiore nella transizione: anche con l’ausilio di test e tramite la mappatura dei processi, possiamo individuare quelle persone più predisposte a sviluppare un Digital Mindset, responsabilizzarle e formarle adeguatamente, e, se necessario, spostarle in altre aree in cui possano davvero sviluppare il loro potenziale.
  • Infine coinvolgere le persone nella creazione dei software richiesti; è la tecnologia che deve adattarsi all’uomo, e non il contrario. Inoltre, se parliamo di programmi fatti su misura è evidente che devono essere cuciti addosso agli utilizzatori finali. Questo permetterà di creare prodotti che rispondano davvero alle esigenze degli utenti, si risparmierà tempo e soldi nella formazione (visto che ci sarà un costante coinvolgimento), e soprattutto permetterà un adattamento graduale.

 

Non si sta parlando solo di come affrontare un periodo d’emergenza, ma di adeguarsi ad un mercato digitale, rendendo la propria azienda più smart e competitiva, a partire dalla mentalità dei propri dipendenti.

 

Dalila Polico

HR Specialist