Le organizzazioni si compongono di un insieme complesso di ruoli, che rappresentano l’insieme delle condotte e delle aspettative attese da chi li ricopre. Ciò permette a ciascuno di sapere cosa fare e come, ricordando il proprio posto all’interno dell’organizzazione stessa.

 

Molti, soprattutto quando si tratta di piccole aziende (dove tipicamente una sola persona riveste più ruoli), ritengono questo concetto troppo limitante, perché credono porti ad una eccessiva rigidità; ma nessuno dice che un ruolo debba essere scritto nella pietra, e che quelle mansioni vadano rispettate senza eccezioni. C’è sempre bisogno del giusto mix di rigore e flessibilità, in base al contesto e alla situazione che si sta vivendo.

 

In moltissime aziende, purtroppo, si dà per scontato che ognuno sappia già cosa fare, e che la mancanza di definizione dei ruoli di ciascuno permetta, appunto, di poter spaziare tra una attività e l’altra in base alle necessità – qualche volta in maniera apertamente disonesta, obbligando i dipendenti a svolgere mansioni che non gli competono, e per cui non dispongono delle competenze adatte (esempio classico: essere assunti per svolgere un certo tipo di lavoro per poi finire a fare tutt’altro).

 

In altri casi, in genere nelle aziende a conduzione familiare, in base alle persone da inserire nell’organico (figlio, figlia, nipote, cugina,…), si “spalmano” le mansioni in maniera confusa. Vengono così ridistribuite le responsabilità, a prescindere dalle competenze e dalla formazione, e qualche volta persino dalla volontà dell’interessato.

 

Siamo di fronte a situazioni in cui manca una vera struttura organizzativa, e credo sia ancora più grave se si sta parlando di ruoli di responsabilità. Ciò crea:

 

  • Sovrapposizioni: più persone svolgono la stessa azione, magari scontrandosi sulle procedure da utilizzare, causando un aumento dei costi “invisibile” ma che peserà sul lungo periodo

 

  • Sprechi di tempo, dovute proprio al fatto che certe mansioni sono svolte inutilmente da più persone; inoltre, la definizione del ruoli permette di individuare processi ben definiti, ottimizzando risorse e tempi

 

  • Peggioramento della performance: se nessuno sa precisamente chi svolge quell’attività, si rischia che quest’ultima non venga svolta da nessuno. Inoltre, definire correttamente un ruolo permette di sapere cosa cercare in caso di selezione, individuando la persona con le competenze adatte

 

  • Confusione, non solo sulle mansioni di ciascuno (chi fa cosa?), ma anche sui limiti da poter oltrepassare: con chi mi interfaccio? Chi è il mio diretto responsabile?

 

  • Inutili scontri: non può che regnare il conflitto in un ambiente carico di ambiguità, dove mancano riconoscimenti formali e struttura

 

  • Deresponsabilizzazione: se io non conosco il mio ruolo e i miei compiti, delegherò a qualche mio collega o peggio ancora al mio responsabile, causando un ulteriore aumento dei costi (risorse con costo più alto svolgono mansioni inferiori) e riduzione della performance

 

Un consiglio? Il mansionario: poche aziende ne hanno uno, ma è uno strumento utilissimo per chiarire “chi fa cosa”. Può essere condiviso con tutti, e fornita una copia ai dipendenti. C’è di più: può contenere i dati anagrafici e il cv di chi ricopre quel ruolo. Investite in un processo di strutturazione aziendale, di analisi e mappatura dei processi, in modo da individuare chi sono i responsabili delle varie attività, circoscrivendo ruoli e procedure.