Abbiamo spiegato quanto sia importante effettuare un check-up periodico di tutti i processi; individuare le procedure attuate, i processi sottostanti e soprattutto le persone coinvolte, permette di avere sotto controllo l’intera azienda.
Certo, nulla può esssere al 100% sotto il nostro controllo, ma più siamo consapevoli di quali siano i nostri processi e di chi siano i responsabili, più avremo un’dea chiara di dove stiamo andando, prevenendo quando possibile le criticità, o almeno limitando i danni dovuti all’imprevedibile.
E poi? È fondamentale riportare tutto su carta, mettere per iscritto in maniera chiara la mappa di tutti i processi. Ecco alcuni consigli:
- Traccia una mappa di processi e procedure, utilizzando colori e simboli chiari per rendere chiaro ogni passaggio.
- Individua gli attori coinvolti, in particola modo i responsabili (rivestiti da un ruolo formale o meno) dei processi, e stampa una loro foto con tanto di nome e ruolo.
- Colloca la foto nei nodi salienti della tua mappa, in modo da rendere evidente per chiunque “chi fa cosa”.
- Stampa il tutto, riportalo su un cartello, su una lavagna, o meglio ancora su uno schermo: esponilo, in modo che sia alla portata di tutti.
Lo scopo è quello di tenere sotto controllo e chiarire a tutti ruoli e responsabilità: abbiamo controllo solo di ciò che conosciamo e abbiamo sott’occhio. Chiarire i vari ruoli spronerà i dipendenti a migliorarsi, invogliando una competizione positiva.
Ecco un approfondimento sul tema: