Abbiamo parlato qui di dematerializzazione e della sua importanza; in generale, la corretta gestione del ciclo di vita di un documento, cartaceo o digitale che sia, si definisce gestione documentale.

 

Con ciclo di vita del documento intendiamo tutte le fasi che lo riguardano, a partire dalla sua creazione, passando per archiviazione, condivisione, consultazione, modifica e conservazione nel tempo.

 

Questo workflow, per essere gestito nella maniera corretta, deve prevedere procedure che definiscano in maniera precisa le modalità di creazione, condivisione e, naturalmente, conservazione. Il tutto a prescindere dalla natura delle informazioni contenute.

 

Per ottimizzare e rendere più sicuro questo processo di gestione documentale si può ricorrere a soluzioni informatiche e, in particolare, a sistemi di gestione documentale o Document Management System (DMS). Si tratta di software che tengono traccia delle varie versioni del documento, gestendo e archiviandolo in entrata e in uscita, seguendo dei flussi di lavoro definiti a priori.

 

Il Document Management System (DMS), per esempio, è una categoria di sistemi software che consente di organizzare e facilitare la creazione e la condivisione di documenti. Consente di:

  • Agevolare l’accesso alle informazioni
  • Ridurre i costi di archiviazione, nonché spazio e risorse necessarie
  • Ottimizzare il processo di gestione documentale
  • Rendere più fluide le procedure aziendali.

 

C’è anche la possibilità di affidare la gestione documentale in outsourcing, quindi ad un soggetto terzo: questa scelta è ottimale per chi ha a disposizione database enormi, o manca di risorse interne in gradi di occuparsene, o, semplicemente, ha bisogno di un consulente esterno esperto in materia.

 

Le recenti iniziative che favoriscono percorsi di digitalizzazione, anche nell’ambito di Industria 4.0, ha ridotto notevolmente la mole di documenti cartacei stampati nelle aziende; anche le novità in materia di sicurezza dei dati (GDPR) sembra abbiano contribuito a dare una spinta definitiva: il 55% delle aziende ritiene proprio che le novità normative in tema di privacy siano un buon punto di partenza per migliorare l’organizzazione interna.

 

I principali vantaggi della gestione documentale possono essere considerati questi :

  • Riduzione dei costi: semplifica e ottimizza i workflow interni, tagliando sprechi (stampa, manutenzione stampanti, conservazione e organizzazione dei faldoni,…) e abbattendo i costi
  • Inalterabilità dei documenti, o, al contrario, maggiore facilità nella modifica e condivisione
  • Sicurezza delle informazioni e loro conservazione
  • Immediata disponibilità dei documenti
  • Maggiore competitività rispetto altre aziende meno organizzate e digitalizzate.