La digitalizzazione dei processi è un’area che esiste da sempre, anche se con l’avvento della dematerializzazione dei documenti e dell’industria 4.0 se ne parla di più. Eppure ancora oggi tante aziende non hanno inserito questo argomento tra le loro priorità.

 

Sono circa vent’anni che lavoro in quest’area; sono passato da mansioni minori a ruoli di altissima responsabilità, ho ampliato il mio know-how, sono partito dal basso fino a interfacciarmi con eccellenze del settore. Ho acquisito un’esperienza ampia e soprattutto diversificata, passando dalle aziende di servizi fino a realtà industriali, passando dal titolare della piccola azienda che lavora ancora con carta e penna fino al grande manager.

 

Il principio fondamentale che ogni azienda deve seguire, secondo me, è che l’informazione debba essere condivisa e ben compresa da tutti. L’esperienza mi ha dimostrato come, nella realtà dei fatti, un intero processo possa essere nelle mani di poche persone, e se questi ultimi per qualunque ragione si dovessero assentare per un paio di settimane il processo intero salterebbe. Può accadere in una grande impresa ma anche e soprattutto nelle aziende medio-piccole. Questo è il motivo per cui occorre una mappatura condivisa dei processi, con una visione precisa di chi fa cosa, e soprattutto come lo si fa.

 

Avendo questa mappa e individuando tutti i gap e i rischi, si capiranno anche eventuali punti di contrasto tra processi e persone, i cosiddetti Business Process Owner; solo allora potremo rimappare, ridisegnare una parte o l’intero processo secondo le aspettative dell’imprenditore. Ho già parlato sinteticamente del tipo di analisi necessaria, ad esempio in questo video:

Assolto questo primo step, possiamo mettere in campo tutti gli strumenti tecnologici a disposizione per iniziare un vero processo di digitalizzazione, o di Change Management, come direbbe qualcuno. La nostra più grande soddisfazione è stata costatare proprio come, quando si va a fare una reassessment di un processo, siano gli stessi operatori che ci propongono idee perché sono entrati in quella mentalità per cui si può sempre migliorare, semplificare, evolversi.

 

Come dico sempre ai miei clienti, o anche ad amici imprenditori, bisogna avere sotto gli occhi una mappa del processo, ad esempio su una lavagna, preferibilmente con le foto di chi sta lavorando a cosa, per avere sempre chiaro chi ha la responsabilità di quell’area, chi viene prima e chi viene dopo lungo il flusso di lavoro.

 

Per concludere, non dimentichiamo mai che ogni processo in azienda può essere migliorabile; mai fermarsi, il mondo corre, e soprattutto corre la concorrenza; mai credere che non si possa fare meglio di quanto si sta facendo al momento. Credo sia utile usufruire sempre di un occhio esperto in grado di guidare la propria azienda nella Digital Transformation, sia dall’interno, grazie ad una figura che si occupi specificatamente di questo, oppure dall’esterno, ad esempio rivolgendosi ad uno dei tanti consulenti nel campo.

 

Perché bisogna sempre restare al passo per non essere lasciati indietro.

 

 

Vincenzo Pesante

Account Manager at AllinOne